Advies nodig? Bel 036 5472440
Inloggen
Winkelwagen
0 0.00
Winkelwagen
  •  
  • Altijd persoonlijk advies op maat
  • Meer dan 20 jaar ervaring
  • Award-winnende producten
  • 2 jaar garantie
  • Klanten geven ErgoDirect een 8,4/10

Hoe organiseer je een gedegen thuiswerkbeleid?

Download pdf 15 maart 2020 tijdens de persconferentie van premier Rutte kwam het magische woord eruit: we gaan in een intelligente lockdown. Vanaf dat moment moesten we thuis werken en werden de scholen gesloten. Van de een op de andere dag zaten we thuis. Voor hoe lang dat wisten we eigenlijk nog niet. En nu drie maanden verder lijkt thuiswerken een integraal onderdeel van onze werkomgeving te worden. 

Tijdens het webinar van dinsdag 30 juni bespraken Niek Nendels (ErgoDirect) en Niki van Mook (advocaat arbeids- en ondernemingsrecht) de regels en verwachtingen op het gebied van thuiswerken. Variërend van het juridische kader tot praktische, ergonomische oplossingen. 

Zeggen we de kantoortuin vaarwel?
Kijken we naar de afgelopen tijd van het opeens thuis moeten werken, ligt de meest voor de handliggende vraag op het puntje van onze tong: zeggen we het kantoor voorgoed vaarwel? Nou dat zal nog niet, maar dat er meer en regelmatiger thuis gewerkt gaat worden, is eigenlijk wel een gegeven. Het was even wennen in het begin, ook niet alle ICT was altijd even goed ingeregeld. Op afstand bellen met Skype of Teams was ook anders dan je collega of klant in het echt te zien. Maar nu gaat thuiswerken de meeste mensen wel goed af. Wij zijn ervan overtuigd dat thuiswerken een blijvertje is. Maar zoals we in het begin gestart zijn met thuiswerken met de laptop op de bank, zullen er nu duidelijkere afspraken tussen werknemer en werkgever gemaakt moeten worden over de frequentie van thuiswerken en hoe de thuiswerkplek moet worden ingericht. 
 
"Wij zijn ervan overtuigd dat thuiswerken een blijvertje is."
 
Wat zegt de wet over thuiswerken? 
In de Arbowet komt het begrip thuiswerken niet voor. Wel kennen we de term plaatsonafhankelijke arbeid. Er geldt hiervoor wel een verlicht arbo-regime. Dit houdt in dat bepaalde verplichtingen niet gelden bij thuiswerken, zoals maatregelen omtrent brandgevaar, vluchtwegen, kleedruimtes, grootte van de werkruimte en de aanwezigheid van toiletten. Dit verlichte regime ontslaat werkgevers niet van hun verplichting zorg te dragen voor een ergonomisch ingerichte thuiswerkplek (lid 2 Arbeidsomstandighedenbesluit). 

Wanneer ben je een ‘thuiswerker’?
Je bent een ‘thuiswerker’ als je meer dan 2 uur per dag thuis werkt. En wanneer is dit van toepassing? 

- de werkgever verplicht de werknemer direct of indirect om thuis te werken;
- er afspraken over thuiswerk zijn gemaakt;
- thuiswerken wordt door werkgever gedoogd.

Het juridisch kader voor thuiswerken
Welke regels zijn er rondom thuiswerken en waar liggen de verantwoordelijkheden van de werknemer en werkgever? 

1. Bestaat er een recht op thuiswerken?
Als werknemer kan je een verzoek indienen om thuis te werken. Dat kan na 6 maanden dienstverband (of je hebt er afspraken over gemaakt toen je in dienst kwam). Het kan ook in je CAO geregeld zijn. Maar als werknemer kan je thuiswerken niet afdwingen, maar de werkgever moet een verzoek wel ‘serieus overwegen’. De werknemer mag één keer per jaar om aanpassing vragen. Reageert de werkgever niet, of te laat? Dan stemt hij stilzwijgend in.

2. Kan een werkgever een verzoek tot thuiswerken afwijzen?
Een afwijzing hoeft niet voorzien te zijn van zwaarwegende bedrijfsbelangen. Algemene en brede gronden voor afwijzing zijn voldoende. Bijvoorbeeld dat het niet past bij de aard van de werkzaamheden, ontwikkeling van het bedrijf of een bepaalde afdeling. Die zwaarwegende belangen spelen wel een grote rol bij de andere soorten verzoeken. Bijvoorbeeld aanpassing arbeidsduur van 40 naar 32 uur. Dan heb je als werkgever een zwaarwegend belang nodig om dat verzoek af te wijzen.

3. Wat zijn de verplichtingen voor de werkgever bij thuiswerken en in hoeverre is een werkgever aansprakelijk?
"Eerder gaven we al aan dat als je meer dan 2 uur per dag thuis werkt; je een "thuiswerker" genoemd mag worden. Het begin van thuiswerken, tijdens Corona, kon nog als incidenteel thuiswerken gezien worden. Nu mogen we dat als iets meer structureels zien. Ik ben van mening dat als je een werknemer inmiddels 3 maanden hebt thuiswerken, je ook de regels in acht moet nemen. Dat is ook in je eigen belang als werkgever omdat als een werknemer een langere periode niet de juiste materialen gebruikt, er ook risico op uitval en dus grotere kans op arbeidsongeschiktheid", vertelt Niki van Mook. "De controle of de thuiswerkplek in orde is, kan de werkgever zelf, met een arbo-deskundige of aan de hand van foto’s en filmmateriaal." 
 
"De werkgever heeft een zorgplicht."

De werkgever heeft een zorgplicht. Zijn de werkomstandigheden niet altijd even veilig of ergonomisch, dan ligt daar het risico op een boete van de inspectie. Daarnaast is de werkgever verplicht om behoorlijke instructies te geven met betrekking tot de risico’s van beeldschermwerk. 

4. Wat zijn de verplichtingen voor de werknemer bij thuiswerken?
- Werknemer dient zich te houden aan redelijke instructies van de werkgever, net zoals op gewone werkplek (6:770 BW instructierecht werkgever). Geldt ook voor de instructie om thuis te werken.
- Werknemer dient specifieke arbo-instructies op te volgen. En de ter beschikking gestelde middelen te gebruiken.
- Werknemer dient zich als goed werknemer te gedragen. Denk aan werktijden, productiviteit,  waarborging vertrouwelijkheid, bereikbaarheid e.d.

5. Vastlegging afspraken
Je bent samen met jouw werknemer in overeenstemming dat er thuis gewerkt mag worden. Hoe leg je deze afspraken dan vast?

- Thuiswerkovereenkomst op individueel niveau met werknemer
- Thuiswerkregeling collectief, kan ook als onderdeel van personeelsregeling zijn;

* Let op instemmingsrecht OR;
* Privacywetgeving: aangescherpt door AVG

6. Privacy
Het is belangrijk dat je afspraken met jouw werknemer maakt omtrent gegevensbescherming en ter voorkoming van datalekken (zoals op-bergen mobiele apparaten, documenten zichtbaar voor bezoek laten slingeren etc).

7. Kan er een recht op thuiswerken ontstaan na enige tijd?
Het is, al met al, niet eenvoudig voor een werknemer om af te dwingen dat hij thuis mag werken. Daar staat tegenover dat werkgever wel de instructie kan en mag geven dat er bijvoorbeeld 1 thuiswerkdag verplicht wordt. In maart, tijdens de Corona uitbraak werd het thuiswerken opgelegd. De werkgever bepaalt ook wanneer er een einde aan thuiswerken komt. Er zijn geluiden nu dat er de wens is om thuis werken in de wet te verankeren.
"In de WKR staan de wettelijke regels omtrent vergoedingen beschreven."

8. Wat zijn de kosten voor thuiswerken en wie draagt die kosten?
In sommige CAO's zijn afspraken neergelegd over de vergoeding bij thuiswerken, zoals de kosten inrichting thuiswerkplek. In de werkkostenregeling (WKR) staan de wettelijke regels omtrent vergoedingen beschreven. Via de werkkostenregeling kunnen werkgevers vergoedingen aan werknemers geven zonder dat zij hierover loonheffingen hoeven te betalen. Deze regeling is per 1 januari 2020 verruimd. De werkgever mag onbelaste vergoedingen geven tot 1,2% van de loonsom, het loon van alle medewerkers samen. Deze vrije ruimte wordt per 2020 met 0,5 procentpunt verhoogd tot 1,7%.

Werk-privébalans. Is deze er nog wel? 
"We hebben allemaal kunnen en mogen ervaren hoe het is om thuis te werken. Voor de ene werknemer is het een verademing om dat er meer gedaan wordt en hij minder gestoord wordt door bijv. collega’s. De ander mist de sociale contacten en het even bijkletsen bij de koffieautomaat. Voorlopig blijven we nog een groot deel van de tijd thuiswerken, dat is de enige manier dat veel bedrijven kunnen voldoen aan de 1,5 meter maatschappij. Toch merken we steeds vaker dat het lastig is voor werkenden om de balans werk-privé goed te houden. En dit leidt tot een groeiend aantal spanningsklachten zeggen deskundigen ons", vertelt Niek Nendels. 

"De psychosociale arbeidsbelasting is op afstand lastig te meten. Er is geen of weinig zicht op de medewerker, het vereist een andere manier van leidinggeven en veel werkenden zijn bang om door de mogelijk naderende recessie hun baan te verliezen en zeggen daarom liever niet hoe het echt met hen gaat. Daarnaast merken we (en diverse studies o.a. Bloomberg maart 2020 onderschrijven dit) dat de mensen meer uren en langer aaneengesloten thuis werken."

Praktische oplossingen thuiswerkplek
Zoals eerder al beschreven heeft de werkgever de zorgplicht om de mensen die thuis werken van de juiste (ergonomische) middelen te voorzien. En daarnaast ook de verplichting de werknemer goed te informeren over thuiswerken. Tevens  is er ook nog de uitdaging van de uren die mensen thuis werken in combinatie met het privéleven. Er moeten afspraken gemaakt worden over de frequentie van thuiswerken en hoe de thuiswerkplek moet worden ingericht. 
 
"Belangrijk bij het inrichten van de werkplek is een goede positie van het beeldscherm, het op elkaar afstemmen van de stoel- en tafelhoogte zodat de armen een ontspannen houding aan kunnen nemen, de muis dichtbij het lichaam plaatsen en de stoel zo instellen dat voeten, bovenbenen en onderrug goed worden ondersteund. Bij een laptop is het nodig om een extra toetsenbord, een muis en eventueel een beeldscherm te gebruiken." (bron: arboportaal)

Goede thuiswerksets 
Zoals het Arboportaal beschrijft, bestaat een goede thuiswerkplek uit een aantal onderdelen.

1. De juiste positie van het beeldscherm; wanneer je werkt met een laptop is dit te realiseren met een laptopstandaard, zoals de Ergo-Q 260 of de circulaire en duurzame uitvoering van de Ergo-Top 320. Heb je een laptop of maak je gebruik van een desktop pc, dan heb je ook nog een (externe) monitor nodig. Met een monitorarm of monitorverhoger kan je het scherm op de juiste kijkhoogte en -afstand plaatsen.

2. Zorg voor de juiste stoel- en tafelhoogte. Een keukentafel is vaak hoger dan een bureau. Een goed bureau, al dan niet in hoogte verstelbaar, plus een goede bureaustoel is van wezenlijk belang.

3. Bij gebruik laptop is een externe muis en toetsenbord van groot belang. Met deze twee hulpmiddelen kan je een ontspannen en compacte werkhouding aannemen, waardoor jouw spieren minder belast worden en de kans op fysieke ongemakken verkleind. Het UltraBoard 950 compact toetsenbord zorgt ervoor dat de muis dichter bij het lichaam komt dan een standaard variant.
 
"De WORK & MOVE software draagt aantoonbaar bij aan een duurzame prestatieverbetering. "
 
Fysieke en mentale fitheid
Naast de praktische hardware oplossingen die op iedere thuiswerkplek noodzakelijk zijn, is het ook van belang de mensen te coachen op hun gedrag. Nemen ze regelmatig herstelmomenten? Zitten ze niet te lang naar een beeldscherm te turen? Daarvoor heeft BakkerElkhuizen de WORK & MOVE employee well-being software ontwikkeld. De WORK & MOVE software draagt aantoonbaar bij aan een duurzame prestatieverbetering. Als persoonlijke coach zorgt WORK & MOVE voor voldoende afwisseling tussen mentale én fysieke beweging en geconcentreerd beeldschermwerk.

WORK & MOVE geeft jouw medewerkers inzicht en feedback over hun werkgedrag. Op basis van persoonlijke voorkeuren adviseert de software een optimaal werk-rust-beweegritme. De software leert medewerkers deze routines eigen te maken. Door regelmatig mentale en fysieke beweegmomenten (zogenaamde pit stops) in te lassen, blijven jouw medewerkers energiek en werkt men geconcentreerder. 

Wetenschappelijke onderzoeken tonen aan dat pit stops tevens een positief effect hebben op de productiviteit en kwaliteit van het werk. Verschillende Nederlandse werkgevers, zoals  ASR, Capgemini, Nationale Nederlanden en Oasen, bieden de WORK & MOVE software aan hun medewerkers aan.
Download pdf
Registreer je nu eenmalig om dit kennisartikel te downloaden.

Wist je dat al onze kennisartikelen te downloaden zijn?

Je hoeft jezelf slechts één keer te registreren om vrij toegang te krijgen tot alle downloads!
Al geregistreerd?
E-mailadres
Wachtwoord
Nieuw bij het kenniscentrum? Registreren
Registreer je nu eenmalig om dit kennisartikel te downloaden.
Voornaam
Tussenvoegsel
Achternaam
E-mailadres
Wachtwoord
Vul hieronder je e-mailadres in en je ontvangt binnen enkele ogenblikken een nieuw wachtwoord

E-mailadres

Meer Informatie

Neem contact op voor persoonlijk en deskundig advies.
U ontvangt altijd binnen één werkdag een reactie!
Naam *
E-mail *
Onderwerp *
Bericht *
Velden met een * zijn verplicht
Organisatienaam *
Naam *
E-mail *
Telefoon *
Onderwerp *
Bericht *
Velden met een * zijn verplicht
De Orderreferentie is bedoeld voor organisaties welke een orderkenmerk of inkoopordernummer willen meegeven aan de bestelling. Indien dit voor u niet van toepassing is vul a.u.b. dan n.v.t. of een willekeurige andere tekst in. U moet ten alle tijden het Orderreferentie veld invullen.