Advies nodig? Bel 036 5472440
Inloggen
Winkelwagen
0 0.00
Winkelwagen
  •  

Het Nieuwe Werken & CleanDesk: een must of een last?

Het Nieuwe Werken is dé hedendaagse visie om voor zowel medewerkers als organisatie het werkefficiënter, effectiever, maar bovenal plezieriger te maken. Uw medewerkers bepalen zelf wanneer, waar en hoe ze de gewenste output behalen. Uw mensen krijgen binnen het nieuwe werken meer eigen regie en verantwoordelijkheid. Dit is van de factoren waardoor de werknemerstevredenheid stijgt. Tegelijkertijd worden de kosten (facilitaire- en ict) verlaagd. Maar er is ook een keerzijde. 
Download pdf Het nieuwe werken is niet helemaal vrijblijvend of zonder spelregels. Veel organisaties kiezen ervoor de invoering van Het Nieuwe Werken te koppelen aan een CleanDesk beleid. CleanDesk vergt echter wel enige uitleg, communicatie, nieuwe vaardigheden, hulpmiddelen en aangepaste werkplekconcepten...

Definitie
Binnen het CleanDesk-beleid worden werknemers geacht hun bureau aan het eind van een werkperiode leeg en schoon achter te laten en zaken als papieren, schrijfgerei en persoonlijke spullen op te bergen of mee te nemen. In sommige gevallen eist het beleid dat het bureau leeg en schoon achterlaten wordt, elke keer als men het bureau verlaat, zelfs voor een afspraak van een uur. Werkplekken worden op deze manier efficiënt benut, ze blijven niet onnodig bezet terwijl de gebruiker afwezig is.

Kantoren die zijn overgeschakeld op Het Nieuwe Werken zien er strak en goed georganiseerd uit en vormen vaak een inspirerende omgeving, vooral in de periode kort na oplevering. Medewerkers worden geacht, afhankelijk van hun werktaken, dagelijks een geschikte werkplek te kiezen; aanlandplek, overlegplek, concentratieplek, et cetera. Onze hedendaagse technologie zorgt ervoor dat medewerkers overal kunnen werken, dus ook thuis. Grotendeels werkt men digitaal, beschikbaarheid van fysieke archiefruimte is veelal sterk ingeperkt. De locker, trolley of laptoptas fungeert als persoonlijk werkarchief. Omdat elke werkplek voor iedereen beschikbaar moet zijn, geldt er CleanDesk.

Must
Voor 9 van de 10 organisaties zijn HNW en CleanDesk onlosmakelijk met elkaar verbonden. Een van de belangrijkste redenen die wordt genoemd is bescherming van bedrijfsgegevens.

Vertrouwelijke documenten of privacy gevoelige klantgegevens vormen een bedrijfsrisico. Daarnaast maakt een vol en rommelig bureau geen professionele indruk op collega’s, bezoekende klanten of buitenwereld. Een leeg bureau zorgt voor ‘’rust’’ waardoor mensen overzichtelijker en simpeler kunnen werken. Maar over de uitspraak ‘’rotzooi op je bureau is rotzooi in je hoofd’’ zijn niet alle geleerden het eens.

Zo laat het Nationale Werkplekonderzoek zien dat 42% van de werknemers juist een ”thuisgevoel’’ het belangrijkste vind aan de kantoorwerkplek. Dit gevoel creëert men door foto’s, plantjes, bakjes en prullaria. Wetenschappelijk onderzoek van de Universiteit van Exeter (UK) toont aan dat medewerkers gelukkiger zijn wanneer ze zelf hun kantoorwerkplek mogen inrichten.

Veelal hamert facilitaire zaken ook op zaken als hygiëne en schoonmaakkosten. Bureaus die vol liggen met documenten, ordners, een toetsenbord en muis kunnen niet goed of voldoende snel worden schoongemaakt, met gevolgen van dien als verminderde hygiëne en/of hoge schoonmaakkosten. Op kantoor wemelt het van de bacteriën en de schimmels. Bureaustoelen, vloerbedekking, plantenbakken en toetsenborden zijn een ware voedingsbodem. Op zich kan dat ook geen kwaad want bacteriën en schimmels zijn er overal. Maar bij meer dan 500 bacteriën per kubieke meter, spreekt men van een ongezonde werkplek.

Handen wassen
Bij elk toiletbezoek wast men natuurlijk netjes zijn of haar handen. Maar wist u dat u dat, volgens Britse onderzoekers, beter kunt doen als u achter de computer heeft gezeten? De onderzoekers beweren dat toetsenborden soms nog smeriger zijn dan toiletbrillen!

Meer dan 1 op de 10 onderzochte toetsenborden was zo vies dat ze een risico voor de gezondheid vormden. Op een van de onderzochte toetsenborden zaten vijf keer zoveel bacteriën als op een toiletbril in hetzelfde kantoor…

Toetsenborden die veel gebruikt worden, moeten eigenlijk eens in de zoveel tijd vervangen worden of grondig worden schoongemaakt. Dat er zoveel bacteriën op de toetsenborden zitten, komt doordat veel mensen eten terwijl ze achter de computer zitten. Daarnaast zijn er nog steeds veel mensen die hun handen niet wassen na een toiletbezoek. En die bacteriën smeert men dan weer op het toetsenbord, waar u even later weer achter kruipt. In een vooruitstrevend CleanDesk beleid is het dan ook niet ongewoon om elke gebruiker te voorzien van een persoonlijk toetsenbord.

CleanDesk hulpmiddelen / voorwaarden
Welke werkplek hulpmiddelen zijn handig, zo niet noodzakelijk, voor een succesvol CleanDesk beleid?

Facilitair ontmoet ergonomie
Een van de recente innovaties op het gebied van CleanDesk is een innovatieve documenthouder die enerzijds dienst doet als ergonomisch hulpmiddel en anderzijds een belangrijke rol vervult in het CleanDesk beleid.
De documenthouder, die bevestigd wordt aan een flatscreenarm, zorgt ervoor dat u tijdens kantooruren efficiënt en gezond kunt werken met documenten, terwijl u door zijn dubbele functie na werktijd een opgeruimde werkplek kunt achterlaten. In deze CleanDesk stand bent u verzekerd van een leeg bureau, wat eenvoudig en snel schoon te maken is.

Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO)
Tegelijk met de ingebruikname van het nieuwe hoofdkantoor van DUO te Groningen werd HNW ingevoerd. Om medewerkers te voorzien van een archief voor hun persoonlijke werkgerei (schaar, schrijfgerei, et cetera) werden de medewerkers voorzien van een, op specificatie ontwikkelde, LockerCase: een draagbare opbergunit waarin deze spullen bewaard kunnen worden en die men aan het einde van de dag in zijn persoonlijke lockerkast kan opbergen. Een creatieve manier om HNW te combineren met CleanDesk.

Docking Under Desk
Steeds meer medewerkers worden, o.a. in het kader van HNW, voorzien van een mobiele laptop om zowel thuis, onderweg als op kantoor toegang te hebben tot hun werkomgeving. Losse netwerk- en stroomkabels zijn voor de facilitaire afdeling vaak een doorn in het oog. Met behoud van flexibiliteit vinden de eerste implementaties plaats van zogenaamde ‘Docking Under Desk’ systemen waarbij de laptop wordt aangesloten op een dockingstation in een uitschuifbare ‘bureaulade’. Met een los beeldscherm en aansluitpunten voor het eigen toetsenbord en muis ontstaat zo een ideaal CleanDesk bureau zonder losliggende kabels of rondslingerende ICT-hulpmiddelen.

Wel of géén eigen (draadloos) toetsenbord?
Met in het achterhoofd bovenstaand verhaal over handen wassen is het niet gek dat steeds meer organisaties ertoe overgaan om alle medewerkers een eigen toetsenbord te geven. Naast de ergonomische randvoorwaarden, die dienen te worden overwogen, voor een juiste keuze speelt ook milieubelasting en kosten een belangrijke rol. Draadloos biedt vrijheden voor medewerkers maar tegelijk uitdagingen voor werkgevers (ICT beheer, uitgifte en milieubelasting van batterijen). Enkele leveranciers spelen hier handig op in door compacte toetsenborden te introduceren die zowel draadloos als oplaadbaar zijn. Een oplossing die zowel de hygiëne, milieubelasting, facilitaire schoonmaakkosten als gebruikerscomfort ten goede komen.

Conclusie
Het Nieuwe Werken & CleanDesk zijn twee begrippen die prima bij elkaar passen. Vanuit het perspectief van werkgever bekeken is CleanDesk zelfs een must. Medewerkers ervaren CleanDesk soms als een last en nare bijkomstigheid. Dit laatste kan worden weggenomen door goed te communiceren over de spelregels en daar waar nodig de juiste hulmiddelen beschikbaar te stellen.
Download pdf
Registreer je nu eenmalig om dit kennisartikel te downloaden.

Wist je dat al onze kennisartikelen te downloaden zijn?

Je hoeft jezelf slechts één keer te registreren om vrij toegang te krijgen tot alle downloads!
Al geregistreerd?
E-mailadres
Wachtwoord
Nieuw bij het kenniscentrum? Registreren
Registreer je nu eenmalig om dit kennisartikel te downloaden.
Voornaam
Tussenvoegsel
Achternaam
E-mailadres
Wachtwoord
Vul hieronder je e-mailadres in en je ontvangt binnen enkele ogenblikken een nieuw wachtwoord

E-mailadres

Meer Informatie

Neem contact op voor persoonlijk en deskundig advies.
U ontvangt altijd binnen één werkdag een reactie!
Naam *
E-mail *
Onderwerp *
Bericht *
Velden met een * zijn verplicht
Organisatienaam *
Naam *
E-mail *
Telefoon *
Onderwerp *
Bericht *
Velden met een * zijn verplicht
De Orderreferentie is bedoeld voor organisaties welke een orderkenmerk of inkoopordernummer willen meegeven aan de bestelling. Indien dit voor u niet van toepassing is vul a.u.b. dan n.v.t. of een willekeurige andere tekst in. U moet ten alle tijden het Orderreferentie veld invullen.